Nie każdy musi być specjalistą ds. zgodności z RODO, ale nie oznacza to, że powinieneś zupełnie ignorować ochronę danych i politykę prywatności, zwłaszcza jeśli prowadzisz własny biznes. Mimo, że w ostatnich latach wiele mówi się o RODO, to niewiele osób wie, że ochrona danych w firmie nie jest jednorazowym projektem.
RODO to rozporządzenie, które ma zastosowanie do firm, które wykorzystują dane osobowe klientów do celów marketingowych i innych. Jeśli prowadzisz biznes w Polsce, RODO ma na Ciebie olbrzymi wpływ i musisz zdawać sobie sprawę z wielu rzeczy. Jak wdrożyć RODO w firmie? Od czego zacząć?
- Co to jest RODO?
- Jak wdrożyć RODO w firmie?
- Podsumowanie
Co to jest RODO?
Jako właściciel firmy być może słyszałeś o terminach „RODO” i „prywatność danych”, ale co to dla Ciebie oznacza? W Polsce, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub małą firmę zatrudniającą 10 pracowników przepisy RODO muszą być w niej bezwzględnie przestrzegane.
RODO to ogólne rozporządzenie o ochronie danych, które zostało stworzone, aby wzmocnić prawa mieszkańców Unii Europejskiej i zapewnić im większą kontrolę nad tym, jak firmy przetwarzają i wykorzystują ich dane osobowe. RODO zostało uchwalone przez Unię Europejską w maju 2018 roku.
Pokrótce, RODO daje Twoim klientom prawo do:
- wyrażenie zgody na na przetwarzanie swoich danych,
- dostępu do swoich danych osobowych,
- odmawiania zgody na sposób wykorzystania ich danych,
- otrzymania informacji, w jakim celu ich dane są gromadzone lub przetwarzane,
- aktualizację danych,
- usunięcie swoich danych.
Jak wspomniałem wcześniej, RODO nie jest jednorazowym projektem. To ciągła praca, aby upewnić się, że zbierane przez Twoja firmę dane osobowe i inne wrażliwe informacje są bezpieczne i wykorzystywane w odpowiednim zakresie.
Jak wdrożyć RODO w firmie?
Aby ułatwić swojej firmie przestrzeganie obowiązujących wymogów, musisz zacząć planować wdrożenie RODO z wyprzedzeniem. Od czego zacząć? Powinieneś przejrzeć swoje procedury, aby upewnić się, że obejmują one wszystkie prawa przysługujące klientom, w tym sposób usunięcia danych osobowych lub udostępnienia danych drogą elektroniczną.
Kolejnym ważnym krokiem w kierunku zgodności z RODO jest zrozumienie, w jaki sposób dane “przemieszczają” się w Twojej firmie. Oczywiście, w ramach RODO istnieje znacznie więcej przepisów i być może będziesz musiał opracować zasady, aby spełnić zobowiązania prawne w oparciu o działalność Twojej firmy.
Warto wiedzieć, że nieprzestrzeganie wymagań dotyczących zgodności z RODO spowoduje, że Twoja firma znajdzie się w dość problematycznej sytuacji. Co więcej, grzywny związane z RODO są celowo wysokie, aby zagwarantować, że wszyscy przedsiębiorcy przestrzegają strategii jego wdrażania.
Dodatkowo, prawo o ochronie danych jest na bieżąco aktualizowane, ważne jest zatem, aby małe firmy zasięgały porady prawnej. Ocena bezpieczeństwa i prywatności danych pod okiem prawnika zawsze będzie pomocna. Co więcej, obsługa prawna startupów pomoże Ci kompleksowo przygotować się do wdrożenia RODO w Twojej firmie. Właściwy wybór kancelarii świadczącej takie usługi zależy od Twojego budżetu, planu działań i podejścia do zgodności z RODO.
Podsumowanie:
Na zakończenie warto dodać, że osoby, które zatrudniasz, muszą zrozumieć znaczenie ochrony danych i zostać przeszkolone z podstawowych zasad RODO oraz wdrażanych procedur zgodności.